采購(gòu)管理制度是指以文字形式對(duì)采購(gòu)組織的行為準(zhǔn)則和業(yè)務(wù)規(guī)范以及具體采購(gòu)活動(dòng)所作的具體規(guī)定。

　　企業(yè)采購(gòu)管理體系的建立可以明確各個(gè)崗位和環(huán)節(jié)的職責(zé)、權(quán)利和關(guān)系；明確采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)操作要求，有利于加強(qiáng)考核；在采購(gòu)部實(shí)行按勞分配制度，有利于激發(fā)員工的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神。值得一提的是，采購(gòu)管理系統(tǒng)的作用是基于采購(gòu)系統(tǒng)本身的科學(xué)性。因此，企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)以下特點(diǎn)：

　?。?）文字化

　　任何制度都是用文字表達(dá)的，采購(gòu)制度也不例外。制度不是上級(jí)的口頭命令或要求，要以文字的形式固定下來(lái)。作為一個(gè)共同的行動(dòng)計(jì)劃，它對(duì)任何人和任何采購(gòu)活動(dòng)都起著規(guī)范作用。書面采購(gòu)制度可以張貼或打印成冊(cè)，分發(fā)給每一個(gè)采購(gòu)人，要求每個(gè)人理解其內(nèi)容，并根據(jù)采購(gòu)制度有意識(shí)地要求自己。

　?。?）可行性

　　任何企業(yè)的采購(gòu)制度都應(yīng)該在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)特點(diǎn)和采購(gòu)人員自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上制定，應(yīng)該切實(shí)可行。不同類型的企業(yè)可以有不同的采購(gòu)系統(tǒng)。即使是同一個(gè)企業(yè)，在不同的時(shí)期也應(yīng)該有不同的采購(gòu)制度。我們反對(duì)復(fù)制和一成不變的采購(gòu)制度，強(qiáng)調(diào)采購(gòu)制度在實(shí)施中的實(shí)際可行性，而不是死板的教條和紀(jì)律。

　?。?）嚴(yán)肅性

　　采購(gòu)管理制度一旦建立，采購(gòu)人員就要嚴(yán)格執(zhí)行，只制定制度而不加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行和實(shí)施的監(jiān)督。這樣的規(guī)章制度毫無(wú)價(jià)值。在實(shí)際操作中，對(duì)違反制度的人要有相應(yīng)的制裁，要提倡采購(gòu)制度的嚴(yán)肅性。

　?。?）協(xié)調(diào)性

　　采購(gòu)管理體系要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)，把上、下兩級(jí)工作和前、后兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作有機(jī)地協(xié)調(diào)聯(lián)系起來(lái)，體現(xiàn)集體利益。

　　5.相對(duì)穩(wěn)定性

　　采購(gòu)制度已經(jīng)確定?？偟膩?lái)說(shuō)，短期內(nèi)不應(yīng)該改變，應(yīng)該穩(wěn)定一兩年甚至更久，方便大家執(zhí)行。如果變化頻繁，采購(gòu)人員剛剛掌握舊系統(tǒng)，然后出現(xiàn)新系統(tǒng)，會(huì)很難適應(yīng)，容易導(dǎo)致采購(gòu)工作混亂。當(dāng)然，采購(gòu)制度不是長(zhǎng)期固定的。隨著外部環(huán)境的變化和企業(yè)內(nèi)部條件的改善，采購(gòu)制度可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

　　采購(gòu)管理制度屬于上層建筑范圍，反映一定生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展要求。企業(yè)采購(gòu)管理體系的建立不是一蹴而就的過(guò)程，而是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，應(yīng)該得到企業(yè)管理層的倡導(dǎo)和廣大采購(gòu)員工的認(rèn)可。在實(shí)際工作中，往往是集體智慧的結(jié)晶。